Hoe werkt het met houdbaarheidsdata en batchnummers?

Heeft je assortiment houdbaarheidsdata of batchnummers, dan worden die bij de inslag geregistreerd en meegenomen in het picken. Daarmee kun je achteraf herleiden welke batch naar welke bestelling is gegaan, en gaat de voorraad met de kortste houdbaarheid het eerst de deur uit.

Voor wie dit geldt

Voeding, supplementen, cosmetica en verzorgingsproducten hebben vrijwel altijd een houdbaarheidsdatum. Bij medische producten en bij biologische artikelen komt registratie van batches daarbij. En ook als het voor jouw product niet verplicht is, is het prettig om te kunnen zien wat je wanneer hebt verstuurd.

Eerst weg wat het eerst verloopt

Zijn houdbaarheidsdata bekend, dan wordt er niet gepickt op wat het dichtst bij ligt maar op wat het eerst verloopt. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is precies het verschil tussen een voorraad die netjes doorstroomt en een restant dat je aan het eind moet afschrijven.

Wat je zelf aanlevert

De registratie kan alleen kloppen als de gegevens bij de levering bekend zijn. Meld daarom per zending welke batch het betreft en wat de houdbaarheidsdatum is. Staat het op de doos of op het artikel zelf, geef dat dan door, zodat het bij ontvangst kan worden overgenomen.

Komt dezelfde artikelcode in meerdere batches binnen, houd die dan ook in je eigen inkoopadministratie uit elkaar. Anders ontstaat er alsnog een verschil tussen jouw cijfers en die van het magazijn.

Wat je ermee kunt

De belangrijkste toepassing is terugzoeken. Blijkt er iets mis met een partij, dan wil je weten welke orders die partij bevatten, zonder je hele klantenbestand te hoeven benaderen. Daarnaast zie je welke voorraad tegen zijn datum aan loopt, zodat je die nog kunt wegzetten in plaats van afschrijven.

Wat je in je account terugziet

De geregistreerde gegevens staan bij het artikel in je eigen Picqer-account. Je ziet dus zelf welke batches er liggen en met welke datum, zonder daarvoor te hoeven bellen.

Leg de afspraken vast

Bespreek vooraf wat er moet gebeuren met artikelen die hun houdbaarheidsdatum naderen of hebben overschreden: terug naar jou, vernietigen, of apart zetten. Dat is een afspraak die in de overeenkomst hoort, want het is jouw voorraad en dus jouw beslissing.

Certificering

Voor biologische producten geldt een eigen eis: een fulfilmentpartner moet SKAL-gecertificeerd zijn om ze te mogen opslaan en verwerken. Cenfil is dat. Gelden er voor jouw productgroep andere eisen, leg die dan voor, dan kan per eis worden doorgenomen wat er ingericht kan worden en wat niet.