Welke gegevens gaan er heen en weer tussen webshop en magazijn?

Een koppeling is geen brede versmelting van twee systemen. Er gaat een afgebakende set gegevens heen en weer, en het helpt om te weten welke dat zijn: dan weet je ook waar je zelf iets aan moet doen als er iets niet klopt.

Van je webshop naar het magazijn

• Het ordernummer, zodat alles herleidbaar blijft
• De bestelde artikelen met hun artikelnummer en aantal
• Het afleveradres, inclusief huisnummertoevoeging en land
• De gekozen verzendwijze of servicelevel
• Eventuele opmerkingen van je klant of een cadeauoptie

Van het magazijn terug naar jou

• De status van de order: opgepakt, gepickt, verpakt, verzonden
• Het track-and-tracenummer en de vervoerder
• De actuele voorraadstand per artikel
• Wat er is ingeslagen bij een nieuwe levering
• Wat er retour is gekomen en hoe het is beoordeeld

Het artikelnummer is de spil

Alles hangt aan het artikelnummer. Heet een artikel in je webshop anders dan in het magazijn, dan valt de koppeling stil op precies dat artikel. Daarom moet elk artikel één nummer hebben dat overal hetzelfde is, en moet elke variant een eigen nummer krijgen.

Het adres komt van jou

Het verzendlabel wordt gemaakt met het adres dat uit je webshop komt. Een ontbrekende huisnummertoevoeging of een postcode die niet klopt, wordt in het magazijn niet gerepareerd. Laat je webshop adressen valideren bij het afrekenen, dan vang je het grootste deel van de bezorgproblemen daar al af.

Verzendmethodes moeten matchen

De optie die je klant kiest moet vertaald kunnen worden naar een concrete service bij een vervoerder. Noem je iets “Standaard” en “Snel”, spreek dan af wat daar precies achter zit. Anders ontstaat er ruimte voor interpretatie, en die ruimte kost altijd een keer een verkeerde zending.

Voorraad in twee richtingen

De voorraadstand hoort aan beide kanten hetzelfde te zijn, zodat je klant niet kan bestellen wat er niet meer is. Bespreek bij de inrichting hoe en hoe vaak die terugkoppeling plaatsvindt, want dit is het punt waar webshops in de praktijk het vaakst tegenaan lopen.

Wat er niet doorgaat

Betaalgegevens, klantaccounts en je marketingdata blijven in je eigen omgeving. Het magazijn heeft alleen nodig wat er nodig is om een pakket correct bij de juiste persoon te krijgen.

Wat er misgaat als gegevens niet matchen

Vrijwel elk probleem bij een koppeling is terug te voeren op één van drie dingen: een artikelnummer dat afwijkt, een variant zonder eigen nummer, of een verzendmethode die aan de twee kanten anders heet. Techniek is zelden de oorzaak; gegevens die niet op elkaar aansluiten vrijwel altijd wel.