Hoe houd ik zicht op mijn voorraad?

Je voorraad ligt in het magazijn, maar je kijkt er realtime in mee. Je krijgt een eigen account in Picqer, de warehousesoftware die Cenfil gebruikt. Daarin zie je per artikel hoeveel er ligt, wat er gereserveerd staat voor openstaande orders en wat er onderweg is.

Wat je in Picqer ziet

Per artikel de actuele voorraadstand, de locatie in het magazijn en de mutaties die daarachter zitten: wat er is ingeslagen, wat er is gepickt en wat er is teruggekomen. Je hoeft dus niet te vragen hoeveel er nog ligt, je kijkt het na.

Ook je orders staan erin. Je ziet of een order is gepickt, verpakt en verzonden, en op welk moment dat is gebeurd.

Wat je in het dashboard ziet

Daarnaast is er een Cenfil-dashboard dat verder kijkt dan het magazijn. Daarin volg je per bestelling de status bij alle vervoerders bij elkaar, dus niet in drie losse track-and-traceomgevingen. Loopt een zending vast, dan zie je dat daar en kan er via Cenfil rechtstreeks contact worden opgenomen met de vervoerder.

Waarom dat meer is dan gemak

Zicht op je voorraad is de basis onder je inkoop en je verkoop. Je wilt weten wanneer je moet bijbestellen, welke artikelen blijven liggen en of een actie wel gedekt is door wat er op de plank staat. Zonder actuele cijfers ga je dat schatten, en schatten kost aan beide kanten geld: misgelopen omzet, of voorraad die nergens heen gaat.

Voor je klantenservice geldt hetzelfde. Een vraag over waar een pakket blijft is in een paar seconden beantwoord als de status er gewoon staat.

Wat je zelf blijft doen

De inkoop blijft van jou. Wat er binnenkomt, wanneer en in welke aantallen bepaal jij. Het magazijn voert uit en registreert. Het inzicht is er om jouw beslissingen te onderbouwen, niet om ze over te nemen.

Wie er toegang heeft

Denk na over wie er bij jou in het account moet kunnen. Je klantenservice heeft andere informatie nodig dan je inkoper: de een wil de status van een order, de ander de voorraadstand en de mutaties. Spreek dat bij de inrichting af, dan hoeft niemand via jou te vragen wat hij zelf kan opzoeken.

Aansluiting op je webshop

Voorraadwijzigingen in Picqer worden standaard realtime teruggekoppeld naar al je gekoppelde webshops. Verkoopt het magazijn het laatste exemplaar, dan ziet je webshop dat meteen. Dat voorkomt de vervelendste situatie in e-commerce: een bestelling aannemen voor iets wat er niet meer is.

Let daarbij op het verschil tussen twee soorten voorraad. Je webshop kent alleen de vrije voorraad, oftewel wat er nog te koop is. Picqer weet daarnaast hoeveel er echt op de plank ligt, hoeveel daarvan gereserveerd staat voor openstaande orders en wat er onderweg is. Lopen die twee getallen uit elkaar, dan is dat meestal geen fout maar het verschil tussen aanwezig en beschikbaar.