Hoe verloopt een order van bestelling tot verzending?

Tussen het moment dat je klant afrekent en het moment dat het pakket de deur uit gaat, zit een vaste reeks stappen. Die stappen zijn overal ongeveer hetzelfde; het verschil zit in hoe strak ze zijn ingericht en hoeveel ervan automatisch gaat.

1. De order komt binnen

Via de koppeling stroomt de bestelling automatisch je webshop uit en de fulfilmentomgeving in. Daar staat wat er is besteld, in welke aantallen, naar welk adres en met welke verzendwijze. Handmatig exporteren en importeren hoeft niet meer.

2. De order wordt vrijgegeven

Is de voorraad aanwezig, dan wordt de order klaargezet om gepickt te worden. Ontbreekt er een artikel, dan blijft de order wachten of wordt hij gesplitst, afhankelijk van wat je daarover hebt afgesproken. Dat is een keuze die je vooraf maakt en niet per order.

3. Picken

Een medewerker loopt langs de locaties en scant elk artikel dat hij pakt. Klopt de scan niet met wat er op de order staat, dan gaat het artikel niet mee. Dat is de belangrijkste controle in het hele proces en de reden dat een barcode per artikel zo zwaar weegt.

4. Verpakken

De artikelen worden verpakt in een formaat dat past bij de inhoud. Standaard verpakkingsmateriaal zit inbegrepen. Wil je eigen dozen, een inlegkaart, een bijsluiter of een cadeauverpakking, dan is dat een vaste werkinstructie die bij elke order wordt gevolgd.

5. Labelen en afdragen

Er wordt een verzendlabel aangemaakt voor de gekozen vervoerder en de zending gaat mee met de ophaalronde van die dag. Vanaf dat moment ligt het pakket in het netwerk van de vervoerder en gaat het track-and-tracenummer naar je klant.

6. Terugkoppeling

De status van de order komt terug in je eigen account en in het dashboard. Je ziet of een order is gepickt, verpakt en verzonden, en op welk moment. Je klantenservice hoeft dus niet te bellen om te weten waar iets staat.

Waar het in de praktijk misgaat

Bijna nooit in het magazijn zelf. Het gaat mis bij artikelen die niet los te scannen zijn, bij varianten onder hetzelfde nummer, of bij een verzendmethode die in je webshop anders heet dan in de operatie. Los dat op aan de voorkant, dan loopt de rest vanzelf.

Wat jij in de hand houdt

Je bepaalt de cut-off waarmee je werkt, de verzendopties die je aanbiedt en de manier waarop een bestelling eruitziet als de doos opengaat. De uitvoering ligt bij het magazijn, de keuzes blijven bij jou.