Wie bepaalt of een retour weer verkoopbaar is?

De beoordeling gebeurt in het magazijn, maar de criteria komen van jou. Jij bepaalt wanneer een artikel weer verkoopbaar is en wanneer niet; het magazijn voert die instructie uit op elke retour, op dezelfde manier.

Waarom jij die keuze maakt

Wat acceptabel is verschilt enorm per assortiment. Een boek met een ezelsoor kan vaak gewoon terug in de verkoop. Een geopende verzorgingsproduct niet. Een kledingstuk waar het kaartje af is ligt daar ergens tussenin, en dat is een commerciële afweging die jij maakt en geen logistieke.

Waar meestal naar wordt gekeken

• Is de verzegeling of de verpakking nog ongeopend?
• Zit alles erbij: onderdelen, kaartjes, handleiding, gratis extra’s?
• Zijn er gebruikssporen of beschadigingen?
• Klopt het artikel met wat er volgens de order is verstuurd?
• Is de houdbaarheidsdatum nog ver genoeg weg?

Maak je instructie concreet

“In goede staat” is geen instructie waar iemand mee uit de voeten kan. “Verzegeling intact, anders retour naar de klant” wel. Hoe concreter je het opschrijft, hoe minder twijfelgevallen er bij jou terugkomen en hoe consistenter je klanten worden behandeld.

Verschilt het per productgroep, leg dat dan ook per groep vast. Dat is preciezer dan één regel voor je hele assortiment.

Twijfelgevallen

Er blijft altijd een categorie waar de instructie niet in voorziet. Spreek vooraf af wat er dan gebeurt: apart zetten en aan jou voorleggen, of een vaste keuze volgen. Zonder die afspraak blijven twijfelgevallen liggen, en dat is precies wat je niet wilt.

De beoordeling en je terugbetaling

De beoordeling in het magazijn gaat over de voorraad, niet over het geld. Of en wanneer je een klant terugbetaalt blijft jouw beslissing en loopt via je eigen webshop. Wel is het praktisch als die twee op elkaar aansluiten, zodat je niet terugbetaalt voor iets wat nooit is aangekomen.

Kijk naar de patronen

Komt hetzelfde artikel opvallend vaak terug, dan is dat zelden toeval. Een maatvoering die afwijkt, een foto die te mooi is, of een omschrijving die iets anders belooft. Je retourgegevens zijn daarmee ook productinformatie, niet alleen logistiek.

Herzie je regels af en toe

Je assortiment verandert, en daarmee ook wat redelijk is. Een instructie die je twee jaar geleden hebt vastgelegd kan nu te streng of juist te ruim zijn. Loop hem eens per jaar door, het liefst samen met de cijfers over wat er is afgekeurd.