Hoe vergelijk ik een fulfilmentvoorstel met mijn eigen operatie?

Een fulfilmentvoorstel lijkt bijna altijd duur, omdat je het vergelijkt met een operatie die je nu zelf draait en die daardoor nergens op een factuur staat. Een eerlijke vergelijking begint dus niet bij het voorstel, maar bij het compleet maken van je eigen kant.

Wat je aan je eigen kant meerekent

• huur en energie van de ruimte waar je voorraad staat
• uren van jezelf en van medewerkers die orders verwerken
• verpakkingsmateriaal, labels en printers
• je eigen vervoerderscontracten en de tarieven daarin
• software voor voorraad, orders en verzendlabels
• de tijd die uitzonderingen en klantvragen kosten

Die laatste post wordt bijna altijd vergeten en is vaak de duurste. Een zoekgeraakt pakket of een verkeerd verstuurd artikel kost meer tijd dan tien orders verwerken.

Reken met je eigen cijfers

Neem een echte periode uit je administratie in plaats van een gemiddelde. Hoeveel orders waren het, hoeveel artikelen per order, waar gingen ze naartoe? Zet die aantallen naast het voorstel, zodat je een totaalbedrag vergelijkt en niet twee losse tarieven.

Kijk daarna naar een periode waarin je harder liep. Juist in een piek zie je of je eigen operatie meekan en wat een uitbestede operatie op dat moment kost.

Reken ook de groei mee

Je vergelijkt niet alleen de situatie van vandaag. Zet erbij wat je eigen operatie zou vragen bij twee keer zoveel orders: meer ruimte, meer uren, misschien een extra medewerker en een investering in de inrichting. Bij uitbesteden komt die stap niet in één keer, maar loopt hij mee in de staffel.

Let ook op wat niet in geld staat

Een deel van de opbrengst zit niet in het tarief. Denk aan de uren die vrijkomen voor inkoop en marketing, aan het niet zelf hoeven doorwerken op een drukke avond, en aan de ruimte om te groeien zonder eerst een grotere loods te zoeken.

Aan de andere kant geef je dagelijkse controle uit handen. Vraag daarom bij een voorstel ook wat je zelf kunt inzien en hoe snel je iemand te spreken krijgt als er iets misgaat.

Vraag om een compleet beeld

Vraag ten slotte of alle posten in het voorstel staan: inslag, opslag, opstarten, retouren, bijzondere handelingen en een eventuele minimale afname. Een voorstel waarin die punten expliciet worden benoemd, is makkelijker te vergelijken dan een voorstel met één bedrag per pakket.