Wat gebeurt er als mijn voorraadstand niet klopt?

Een voorraadverschil is een verschil tussen wat het systeem zegt en wat er op de locatie ligt. Dat wordt uitgezocht voordat er conclusies worden getrokken, want in verreweg de meeste gevallen is er niets kwijt en zit het verschil in de administratie.

Waar verschillen meestal vandaan komen

• Een aanlevering die afweek van wat er was aangemeld
• Twee varianten onder hetzelfde artikelnummer
• Een artikel zonder scanbare barcode dat handmatig is verwerkt
• Een retour die is binnengekomen maar nog niet is beoordeeld
• Een artikel dat op de verkeerde locatie is teruggezet

Opvallend vaak ontstaat het verschil dus al bij de aanlevering, en niet in het magazijn zelf.

Hoe het wordt uitgezocht

Bij een verschil wordt de locatie geteld en worden de mutaties op het artikel teruggelopen: wat is er ingeslagen, wat is er gepickt, wat is er retour gekomen. Die stappen staan in Picqer, dus het is na te lopen in plaats van te reconstrueren.

Komt het verschil uit een afwijkende levering, dan wordt de voorraadstand gecorrigeerd naar wat er werkelijk is ontvangen. Dan weet je meteen dat je bij je leverancier moet aankloppen en niet in het magazijn moet zoeken.

Wat je er zelf aan kunt doen

Het meeste voorkom je aan de voorkant: unieke artikelnummers, een eigen barcode per variant, en een aanmelding die klopt met wat je daadwerkelijk verstuurt. Tel je voorraad voordat hij het magazijn in gaat, zodat je begint met een cijfer waarop je kunt bouwen.

Kijk regelmatig mee

Loop je voorraadstand af en toe door in je eigen account, zeker bij artikelen die hard lopen of die je net hebt bijbesteld. Een verschil dat je deze week ziet is een vraag. Hetzelfde verschil over drie maanden is een zoektocht door honderden orders.

Tellen zonder de operatie stil te leggen

Een voorraadtelling hoeft niet te betekenen dat het magazijn een dag dichtgaat. Losse locaties kunnen tussendoor worden geteld, bijvoorbeeld bij artikelen waar eerder een verschil op zat of die net zijn bijgevuld. Wil je periodiek een bredere telling, spreek dan vooraf af hoe vaak en op welke artikelen, zodat het in de planning past.

Wat er in de overeenkomst staat

Wie waarvoor verantwoordelijk is bij schade of verlies staat in de overeenkomst en de algemene voorwaarden. De voorraad is verzekerd; de voorwaarden daarvan horen bij de afspraken die je maakt. Neem dat punt door voordat je tekent, en niet op het moment dat je het nodig hebt.