Que dois-je faire moi-même avant le début du changement ?

La majeure partie du travail lié à un changement de fournisseur ne se fait pas dans l'entrepôt, mais de votre côté. Plus vos données produit, vos codes-barres et vos accords seront bien organisés avant de commencer, plus le reste se déroulera rapidement et sans encombre. Voici ce que vous devez préparer vous-même.

Mettre de l'ordre dans les informations relatives à vos articles

Veillez à ce que chaque article porte un numéro unique, identique partout : dans votre boutique en ligne, dans vos achats et sur l'emballage. Les variantes de couleur, de taille ou de contenu constituent des articles distincts, même si, pour vous, elles vont de pair. Les numéros en double ou ambigus sont la cause la plus fréquente d'erreurs qui n'apparaissent qu'ultérieurement.

Codes-barres

Chaque article doit disposer de son propre code-barres scannable. Si votre fournisseur l'a déjà apposé, vérifiez qu'il est bien unique pour chaque variante. S'il manque, demandez au fournisseur de le faire avant de passer commande. L'apposition a posteriori de codes-barres entraîne un surcroît de travail et sera facturée au tarif en vigueur.

Un inventaire à jour

Comptez votre stock avant de l'expédier. Ce que vous déclarez et ce qui arrive doivent correspondre, car cela constitue le point de départ de votre état de stock. Une différence constatée dès maintenant est une erreur de comptage ; une différence constatée plus tard nécessite une recherche.

Vos souhaits concernant l'emballage

Réfléchissez à la manière dont la commande doit se présenter lorsque votre client ouvre le colis. Le matériel d'emballage standard est inclus, mais si vous souhaitez des cartons personnalisés, une carte d'accompagnement, un emballage cadeau ou une notice, veuillez le préciser à l'avance. Cela sera alors directement intégré dans les instructions de travail, plutôt que d'être ajouté a posteriori en tant qu'exception.

Exigences particulières

Si votre gamme de produits impose des exigences en matière de stockage, de durée de conservation, d'enregistrement des lots ou de gestion des retours, précisez-les clairement. Il en va de même pour les produits comportant un étiquetage de danger, tels que les parfums ou les vernis à ongles, car cela nécessite des accords avec le transporteur.

Vos options d'expédition et la communication avec vos clients

Vérifiez les modes de livraison que vous proposez dans votre boutique en ligne et assurez-vous que leurs noms correspondent bien à ceux utilisés dans l'entrepôt. Les divergences à ce niveau sont une cause fréquente d'erreurs d'expédition. Vérifiez ensuite vos e-mails de confirmation et de suivi : l'adresse d'expédition est-elle toujours correcte, et l'adresse de retour indiquée correspond-elle bien à la nouvelle situation ?

Ton emploi du temps

Choisissez un moment calme. Un changement en pleine campagne ou juste avant les fêtes est possible, mais ne vous laissera pas de marge de manœuvre si vous devez clarifier certains points. Déterminez également qui sera votre interlocuteur, afin que les questions concernant les articles ou les rendez-vous soient immédiatement transmises à la bonne personne.