Wat regel ik zelf voordat de overstap begint?

Het meeste werk bij een overstap zit niet in het magazijn, maar aan jouw kant. Hoe beter je productdata, barcodes en afspraken op orde zijn voordat je begint, hoe sneller en rustiger de rest verloopt. Dit is wat je zelf klaarzet.

Je artikelgegevens op orde

Zorg dat elk artikel één uniek nummer heeft dat overal hetzelfde is: in je webshop, in je inkoop en op de verpakking. Varianten in kleur, maat of inhoud zijn aparte artikelen, ook als ze voor jou bij elkaar horen. Dubbele of dubbelzinnige nummers zijn de meest voorkomende oorzaak van fouten die pas later opduiken.

Barcodes

Elk artikel heeft een eigen, scanbare barcode nodig. Heeft je leverancier die al aangebracht, controleer dan of hij ook echt uniek is per variant. Ontbreekt hij, regel het dan bij de leverancier voordat je bestelt. Achteraf barcodes aanbrengen is extra werk en wordt tegen het geldende tarief doorberekend.

Een actuele voorraadtelling

Tel je voorraad voordat je hem verstuurt. Wat je aanmeldt en wat er aankomt moet met elkaar overeenkomen, want dat is het startpunt van je voorraadstand. Een verschil dat je nu ontdekt is een telfout, een verschil dat je later ontdekt is een zoekactie.

Je verpakwensen

Bedenk hoe een bestelling eruit moet zien als je klant de doos opent. Standaard verpakkingsmateriaal zit inbegrepen, maar wil je eigen dozen, een inlegkaart, een cadeauverpakking of een bijsluiter, leg dat dan vooraf vast. Dan komt het meteen in de werkinstructie te staan in plaats van achteraf als uitzondering.

Bijzondere eisen

Stelt je assortiment eisen aan bewaring, houdbaarheid, batchregistratie of retourbehandeling, benoem die dan expliciet. Hetzelfde geldt voor producten met een gevaarsetikettering, zoals parfum of nagellak, want daar horen afspraken met de vervoerder bij.

Je verzendopties en klantcommunicatie

Loop na welke verzendmethodes je in je webshop aanbiedt en of die namen overeenkomen met wat er in het magazijn wordt gebruikt. Verschillen daarin zijn een klassieke bron van verkeerd verzonden orders. Controleer daarna je bevestigings- en track-and-tracemails: klopt het afzendadres nog, en staat er een retouradres in dat bij de nieuwe situatie past?

Je planning

Kies een rustig moment. Een overstap midden in een campagne of vlak voor de feestdagen kan, maar geeft je geen ruimte als er iets uitgezocht moet worden. Spreek daarnaast af wie bij jou het aanspreekpunt is, zodat vragen over artikelen of afspraken meteen bij de juiste persoon liggen.