Wat vraagt een biologische webshop extra aan administratie?

De administratie rond biologisch draait om een vraag: kun je aantonen dat wat je biologisch noemt, dat ook echt is en gebleven is? Dat betekent dat je van inkoop tot verzending een spoor moet kunnen laten zien. Het meeste daarvan ontstaat vanzelf als je gegevens vanaf het begin kloppen.

Je inkoopkant

Van elke biologische partij die je inkoopt heb je documentatie nodig van je leverancier, net zoals je partner zijn certificering moet kunnen laten zien. Bewaar die gestructureerd, want dit is het deel dat niemand anders voor je kan reconstrueren. Zonder bewijs aan de inkoopkant helpt een perfecte magazijnadministratie je niet.

Je artikelbestand is het scharnierpunt

Per artikel moet vastliggen of het biologisch is. Dat ene veld bepaalt hoe het in het magazijn wordt behandeld, hoe het in je rapportages terugkomt en wat je kunt aantonen. Het is het goedkoopste om goed te doen en het duurste om later te herstellen.

Wat het magazijn voor je vastlegt

Binnenkomst, locatie, partij en uitgaande orders worden geregistreerd. Daarmee is de route van een partij door het magazijn te volgen zonder dat je er zelf iets voor bijhoudt. Je kunt die gegevens opvragen wanneer je ze nodig hebt.

Je verkoopkant blijft van jou

Wat je op je site claimt, wat er op je verpakking staat en welk certificaatnummer je vermeldt, is jouw verantwoordelijkheid. Een gecertificeerd magazijn neemt dat niet over. Controleer je eigen teksten net zo zorgvuldig als je je voorraad controleert.

Houd rekening met controle

Certificering betekent dat er gecontroleerd wordt, bij jou en bij je keten. Dat is geen reden tot zorg als je gegevens kloppen, maar wel een reden om ze bij te houden op het moment dat het gebeurt in plaats van achteraf.

Waar webshops tijd verliezen

De meeste tijd gaat zitten in het achteraf uitzoeken van dingen die bij binnenkomst in twee tellen vastgelegd hadden kunnen worden. Een vaste manier van aanleveren scheelt je per saldo meer werk dan het kost.

Begin met een nulmeting

Loop voor je overstap je artikelbestand na op de biologische aanduiding en kijk of je van elke lopende partij de documentatie hebt. Wat daar ontbreekt, ontbreekt straks ook in je magazijnadministratie.

Waar je de regels zelf naleest

De eisen rond biologische productie en handel staan niet in een handleiding van je fulfilmentpartner maar in de regelgeving zelf. Voor de Nederlandse uitleg daarvan kun je terecht bij de RVO, en voor de certificering bij Skal Biocontrole. Dat scheelt je discussies achteraf over wat wel en niet mag.