Hoe voorkom ik dat retouren mijn voorraad vertroebelen?

Retouren vertroebelen je voorraad zodra ze niet herleidbaar zijn of blijven liggen. Het grootste deel van dat probleem los je op aan de voorkant, in je eigen retourproces, en niet in het magazijn.

Maak elke retour herleidbaar

Een doos zonder label, pakbon of ordernummer moet eerst worden uitgezocht voordat er iets mee kan gebeuren. Zorg daarom dat je klant altijd iets meestuurt waarmee de zending aan zijn order te koppelen is. Een retourlabel dat je zelf verstrekt is daarvoor het betrouwbaarst.

Laat retouren aanmelden

Een aangemelde retour is een verwachte retour. Je weet welk artikel eraan komt en waarom, en het magazijn kan hem meteen aan de juiste order koppelen. Dat scheelt zoekwerk en het geeft je bovendien de retourreden, wat je later weer kunt gebruiken.

Maak je instructies concreet

Hoe duidelijker je beoordelingsregels, hoe sneller een artikel weer op zijn locatie ligt. Vage criteria leiden tot twijfelgevallen, en twijfelgevallen blijven staan. Voorraad die op een beoordelingsplek ligt, staat niet in je verkoopbare stand.

Snelheid is omzet

Bij artikelen met beperkte voorraad of een korte levenscyclus is elke dag dat een retour blijft liggen een dag dat je hem niet kunt verkopen. Zeker bij seizoensartikelen of een uitverkochte maat telt dat direct door.

Kijk naar je voorraadstand

Retouren staan in je eigen account naast je orders en leveringen. Loop die af en toe door, zeker bij artikelen die veel terugkomen. Zie je een artikel dat volgens je webshop uitverkocht is terwijl er retouren van binnen zijn, dan heb je waarschijnlijk omzet laten liggen.

Houd beschadigd en verkoopbaar gescheiden

De grootste vertroebeling ontstaat als onverkoopbare artikelen toch in je verkoopbare stand terechtkomen. Dat leidt tot bestellingen die je niet kunt leveren, en dat is duurder dan de retour zelf. Een aparte locatie voor twijfel en afkeur voorkomt dat.

Communiceer over de doorlooptijd

Vertel je klant hoe lang de verwerking van een retour duurt, en houd daarbij wat marge aan. Het merendeel van de retourvragen aan je klantenservice gaat niet over het product maar over “wanneer krijg ik mijn geld terug”.

Gebruik je retourgegevens

Een hoog retourpercentage op één artikel is een signaal over dat artikel, niet over je logistiek. Een foto die te gunstig is, een maat die afwijkt, of een omschrijving die iets anders belooft. Dat repareren scheelt je meer dan welke optimalisatie in het magazijn ook.