Wanneer wordt zelf verpakken duurder dan uitbesteden?

De vergelijking tussen zelf doen en uitbesteden loopt bijna altijd scheef, omdat de ene kant een factuur heeft en de andere kant niet. Zelf verpakken voelt gratis omdat je je eigen uren niet factureert. Zodra je die wel meetelt, verschuift het beeld.

Wat je nu al betaalt zonder het te zien

Je uren of die van je personeel, de ruimte waar je voorraad ligt, verpakkingsmateriaal, je inkoopprijs van verzending en de tijd die retouren kosten. Die posten staan nergens bij elkaar, en daarom lijkt zelf doen goedkoper dan het is.

Het gaat niet alleen om kosten

De uren die in dozen gaan zitten, gaan niet in inkoop, marketing of je assortiment. Bij een groeiende webshop is dat meestal de duurdere post, ook al staat hij op geen enkele factuur.

Het omslagpunt is geen aantal

Er bestaat geen magisch ordervolume waarboven uitbesteden loont, en ook de vraag of je webshop groot genoeg is heeft geen vast antwoord. Het hangt af van je soort producten, je retourpercentage, je pieken en hoeveel je eigen tijd waard is. Een webshop met weinig maar complexe orders kan eerder omslaan dan een met veel eenvoudige.

Pieken wegen het zwaarst

De meeste webshops redden een gemiddelde week prima zelf. Het zijn de weken rond een actie of het einde van het jaar waarin het vastloopt. Reken daarom niet met je gemiddelde maar met je drukste week.

Wat er niet verandert

Je inkoop, je marges en je assortiment blijven van jou. Uitbesteden verandert wie de handeling doet, niet wie de keuzes maakt. Dat is ook waarom de vergelijking vooral over tijd en capaciteit gaat en niet over controle.

Maak de som een keer eerlijk

Zet je eigen uren, ruimte, materiaal en verzendkosten naast een voorstel, zoals beschreven in hoe je een fulfilmentvoorstel vergelijkt met je eigen operatie. Pas dan vergelijk je hetzelfde. Zonder die oefening vergelijk je een factuur met een gevoel.

Vraag een voorstel op je eigen cijfers

Een vergelijking is pas bruikbaar als hij op jouw ordervolume, je artikelen en je retouren is gebaseerd. Dat is wat een offerteaanvraag oplevert, en het kost je een gesprek.

Waar de kosten precies uit bestaan

Aan de kant van uitbesteden bestaat de prijs uit meer dan een bedrag per pakket. Er zitten posten in voor opslag, voor inslag en voor de verwerking zelf, en die verhouden zich anders bij veel kleine orders dan bij weinig grote. Wat de kosten van fulfilment bepaalt legt uit welke onderdelen dat zijn, zodat je weet waar je naar kijkt als je een voorstel ontvangt.

Reken met je drukste periode

Je gemiddelde week zegt weinig. Het zijn de weken rond een actie of het einde van het jaar waarin zelf verpakken duurder wordt dan uitbesteden, omdat je dan moet bijschakelen met mensen die je de rest van het jaar niet nodig hebt.