Hoe houd je bij welke batch naar welke klant is gegaan?

Zolang alles goed gaat is een batchnummer een administratief detail. Op het moment dat een leverancier een partij terugroept of een klant klaagt over een product, wordt het het verschil tussen een gerichte actie en het terugroepen van alles wat je ooit hebt verkocht.

Het begint bij binnenkomst

Een batchnummer wordt vastgelegd als de voorraad het magazijn in komt, samen met de houdbaarheid. Vanaf dat moment is bekend welke partij op welke locatie ligt. Lever je die gegevens niet mee met je zending, dan is de koppeling achteraf niet meer te maken.

En het loopt door bij het picken

Bij het verzamelen van een order wordt geregistreerd welk artikel uit welke partij is gepakt. Daarmee ontstaat de verbinding tussen een batch en een bestelling, en dus tussen een batch en een klant. Dat is precies de informatie die je nodig hebt als er iets misgaat.

Wat je er in de praktijk mee kunt

Je kunt van een partij opzoeken naar welke bestellingen hij is gegaan, en andersom van een klacht terug naar de partij. Dat maakt een terugroepactie gericht en beperkt in omvang, in plaats van een actie waarbij je iedereen moet benaderen omdat je het niet zeker weet.

Waarom dit voor cosmetica extra telt

Voor cosmetica geldt dat je als verantwoordelijke partij moet kunnen aantonen wat je hebt verkocht en aan wie, als dat nodig is. De administratie daarvoor is geen extra werk als het bij binnenkomst goed wordt vastgelegd, en bijna niet te reconstrueren als dat niet gebeurt.

Je blijft zelf de verantwoordelijke partij

Het magazijn registreert en voert uit, maar jij blijft degene die tegenover een toezichthouder of een klant verantwoordelijk is voor je product. Zorg dus dat je zelf bij de gegevens kunt en weet hoe je ze opvraagt, voordat je ze nodig hebt.

Wat je moet aanleveren

Geef per levering door welke batchnummers erin zitten en wat de bijbehorende houdbaarheid is. Hoe gestructureerder dat binnenkomt, hoe minder handwerk het kost en hoe betrouwbaarder je registratie is.

Controleer het een keer

Vraag na een paar weken een willekeurige bestelling op en kijk of je kunt herleiden uit welke partij die kwam. Werkt dat, dan staat je registratie. Werkt het niet, dan weet je dat nu in plaats van op het moment dat het ertoe doet.

Hetzelfde principe bij andere productgroepen

Batchregistratie is niet voorbehouden aan cosmetica. Werk je met medische artikelen, dan gelden er strengere eisen en speelt traceerbaarheid een nog grotere rol. De manier waarop het magazijn registreert is in beide gevallen dezelfde; wat verschilt is hoe snel en hoe volledig je het achteraf moet kunnen aantonen.