Comment savoir quel lot a été livré à quel client ?

Tant que tout se passe bien, un numéro de lot n'est qu'un détail administratif. Mais dès qu'un fournisseur procède à un rappel d'un lot ou qu'un client se plaint d'un produit, cela fait toute la différence entre une action ciblée et le rappel de tout ce que vous avez jamais vendu.

Tout commence dès l'arrivée

Un numéro de lot est enregistré lors de l'entrée des stocks dans l'entrepôt, ainsi que la date de péremption. À partir de ce moment-là, on sait quel lot se trouve à quel emplacement. Si vous ne fournissez pas ces informations avec votre envoi, il ne sera plus possible d'établir ce lien a posteriori.

Et ça continue au moment de la cueillette

Lors de la préparation d'une commande, on enregistre quel article a été prélevé dans quel lot. Cela permet d'établir le lien entre un lot et une commande, et donc entre un lot et un client. C'est exactement l'information dont vous avez besoin en cas de problème.

Ce que cela permet de faire concrètement

Vous pouvez rechercher, à partir d'un lot, les commandes auxquelles il a été affecté, et inversement, à partir d'une réclamation, remonter jusqu'au lot. Cela permet de mener une campagne de rappel ciblée et d'ampleur limitée, plutôt qu'une campagne où il faudrait contacter tout le monde par manque de certitude.

Pourquoi cela revêt une importance particulière dans le domaine des cosmétiques

En matière de cosmétiques, en tant que responsable, vous devez être en mesure de prouver ce que vous avez vendu et à qui, si nécessaire. La gestion administrative correspondante ne représente pas de charge de travail supplémentaire si les informations sont correctement enregistrées dès la réception des produits, mais elle devient pratiquement impossible à reconstituer si ce n'est pas le cas.

C'est vous qui restez responsable

L'entrepôt enregistre et exécute les opérations, mais c'est vous qui restez responsable de votre produit vis-à-vis d'un contrôleur ou d'un client. Veillez donc à pouvoir accéder vous-même à ces données et à savoir comment les consulter avant d'en avoir besoin.

Ce que vous devez fournir

Pour chaque livraison, indiquez les numéros de lot qu'elle contient ainsi que leur date de péremption. Plus ces informations sont structurées, moins cela nécessite de travail manuel et plus votre enregistrement est fiable.

Vérifiez-le une fois

Au bout de quelques semaines, sélectionnez une commande au hasard et voyez si vous pouvez déterminer de quel lot elle provient. Si cela fonctionne, c'est que votre système d'enregistrement est efficace. Si cela ne fonctionne pas, vous le saurez dès maintenant, plutôt qu'au moment où cela aura de l'importance.

Le même principe s'applique à d'autres catégories de produits

L'enregistrement par lot n'est pas réservé aux produits cosmétiques. Si vous travaillez avec des dispositifs médicaux, les exigences sont plus strictes et la traçabilité revêt une importance encore plus grande. La méthode d'enregistrement utilisée par l'entrepôt est la même dans les deux cas ; ce qui diffère, c'est la rapidité et l'exhaustivité avec lesquelles vous devez pouvoir en apporter la preuve a posteriori.