Hoe werkt traceerbaarheid als je medische producten verkoopt?

Traceerbaarheid betekent dat je van elk product kunt laten zien waar het vandaan kwam en waar het heen is gegaan. Bij medische artikelen is dat geen luxe maar een voorwaarde, en het moet werken op het moment dat je het nodig hebt. Dat lukt alleen als de registratie bij binnenkomst begint.

Twee kanten op kunnen kijken

Net als bij batchregistratie voor cosmetica wil je van een partij naar de bestellingen kunnen die eruit zijn gegaan, en vanuit een klacht terug naar de partij. Die twee richtingen samen maken een terugroepactie gericht in plaats van een actie waarbij je iedereen moet benaderen omdat je het niet zeker weet.

Het spoor begint bij je leverancier

De partijgegevens moeten meekomen met je inkoop. Ontbreken ze daar, dan kan geen enkel magazijn ze alsnog maken. Dit is het deel van de keten waar je zelf op moet sturen voordat je voorraad verhuist.

Vastleggen bij binnenkomst

Bij aankomst worden partijnummer, houdbaarheid en locatie geregistreerd. Vanaf dat moment weet het systeem welke partij waar ligt, en kan er bij het picken aan gekoppeld worden. Zonder die eerste stap werkt de rest niet.

Koppelen aan de order

Bij het verzamelen wordt geregistreerd uit welke partij een artikel komt. Daarmee hangt elke verzonden order vast aan de partijen die erin zaten. Dat is de informatie die je opvraagt als er iets speelt.

Houd rekening met de snelheid

Bij een terugroepactie telt hoe snel je kunt handelen. Als de gegevens in het systeem staan, is dat een kwestie van opvragen. Als je het achteraf moet reconstrueren uit pakbonnen en mails, ben je dagen verder en is de schade groter.

Je blijft zelf verantwoordelijk

Tegenover een toezichthouder of een klant ben jij de partij die verantwoording aflegt, niet het magazijn. Zorg dus dat je weet hoe je de gegevens opvraagt en dat je dat een keer hebt geoefend voordat het ertoe doet.

Test je eigen keten

Kies een willekeurige verzonden order en probeer te herleiden uit welke partij die kwam. Lukt dat binnen een paar minuten, dan staat je traceerbaarheid. Lukt het niet, dan weet je waar het gat zit.

Waar de eisen vandaan komen

De verplichtingen rond traceerbaarheid van medische producten staan in de Europese verordening voor medische hulpmiddelen. Wat dat voor jouw assortiment betekent, hangt af van de klasse waarin je producten vallen. De eisen die een magazijn daarbij stelt aan opslag sluiten daarop aan.