Wie funktioniert die Rückverfolgbarkeit beim Verkauf von Medizinprodukten?
Jede Charge wird bei Eingang erfasst und bei der Kommissionierung einem Auftrag zugeordnet. So lässt sich im Nachhinein nachvollziehen, welche Charge an welchen Kunden geliefert wurde.
Rückverfolgbarkeit bedeutet, dass man für jedes Produkt nachweisen kann, woher es stammt und wohin es gelangt ist. Bei Medizinprodukten ist das kein Luxus, sondern eine Voraussetzung, und das System muss genau dann funktionieren, wenn man es braucht. Das gelingt nur, wenn die Erfassung bereits bei der Anlieferung beginnt.
In zwei Richtungen schauen können
Genau wie bei der Chargenregistrierung für Kosmetika möchte man von einer Charge zu den daraus ausgelieferten Bestellungen gelangen und von einer Reklamation zurück zur Charge. Diese beiden Richtungen zusammen sorgen dafür, dass ein Rückruf zielgerichtet erfolgt, anstatt dass man jeden anschreiben muss, weil man sich nicht sicher ist.
Die Rückverfolgung beginnt bei Ihrem Lieferanten
Die Partiedaten müssen mit Ihrer Bestellung mitgeliefert werden. Fehlen sie dort, kann kein Lager sie nachträglich erstellen. Dies ist der Teil der Lieferkette, den Sie selbst steuern müssen, bevor Ihr Lagerbestand transportiert wird.
Erfassung bei der Ankunft
Bei der Ankunft werden Chargennummer, Haltbarkeitsdatum und Lagerort erfasst. Ab diesem Zeitpunkt weiß das System, welche Charge sich wo befindet, und kann diese Informationen bei der Kommissionierung zuordnen. Ohne diesen ersten Schritt funktioniert der Rest nicht.
Mit dem Auftrag verknüpfen
Bei der Kommissionierung wird erfasst, aus welcher Charge ein Artikel stammt. Dadurch ist jede versendete Bestellung mit den darin enthaltenen Chargen verknüpft. Das sind die Informationen, die Sie abrufen, wenn etwas nicht stimmt.
Beachten Sie die Geschwindigkeit
Bei einer Rückrufaktion kommt es darauf an, wie schnell man handeln kann. Wenn die Daten im System gespeichert sind, muss man sie nur abrufen. Muss man sie im Nachhinein anhand von Lieferscheinen und E-Mails rekonstruieren, dauert das Tage und der Schaden ist größer.
Du trägst weiterhin selbst die Verantwortung
Gegenüber einer Aufsichtsbehörde oder einem Kunden bist du derjenige, der Rechenschaft ablegt, nicht das Lager. Stelle also sicher, dass du weißt, wie du die Daten abrufst, und dass du dies schon einmal geübt hast, bevor es darauf ankommt.
Teste deine eigene Kette
Wählen Sie eine beliebige versandte Bestellung aus und versuchen Sie herauszufinden, aus welcher Charge sie stammt. Gelingt Ihnen das innerhalb weniger Minuten, dann ist Ihre Rückverfolgbarkeit gewährleistet. Gelingt es nicht, dann wissen Sie, wo die Lücke liegt.
Woher die Anforderungen stammen
Die Verpflichtungen hinsichtlich der Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten sind in der europäischen Verordnung über Medizinprodukte festgelegt. Was dies für Ihr Sortiment bedeutet, hängt davon ab, in welche Klasse Ihre Produkte fallen. Die Anforderungen, die ein Lager in diesem Zusammenhang an die Lagerung stellt, richten sich danach.
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