Wat gebeurt er met producten die bijna over datum zijn?

Voorraad die over datum raakt is geld dat je al hebt uitgegeven en niet meer terugverdient. Het punt is niet dat het gebeurt, maar dat je het te laat ziet. Een magazijn dat houdbaarheid registreert, kan je op tijd waarschuwen; wat je daarna doet is een handelsbeslissing en blijft bij jou.

Eerst weg wat het eerst verloopt

Bij het verzamelen van orders wordt de partij met de kortste houdbaarheid als eerste gepakt. Daardoor loopt je oudste voorraad vanzelf als eerste uit. Dat alleen al voorkomt het grootste deel van de afschrijvingen.

Jij bepaalt de grens

Een artikel dat nog drie maanden meekan is technisch verkoopbaar, maar misschien niet wat je naar een nieuwe klant wilt sturen. Geef per productgroep door vanaf welke resterende looptijd je liever niet meer verstuurt. Zonder die grens stuurt het magazijn alles wat nog geldig is.

Op tijd gesignaleerd

Partijen die hun grens naderen komen in beeld in je eigen account voordat ze die bereiken. Hoeveel tijd je nodig hebt om te reageren verschilt per webshop: wie kan afprijzen heeft genoeg aan weken, wie een actie moet voorbereiden wil het eerder weten.

Je keuzes als een datum nadert

Afprijzen, meenemen in een actie, bundelen met een ander artikel of uit de verkoop halen. Welke je kiest hangt af van je marge en je merk. Het magazijn voert uit wat je beslist, maar neemt die beslissing niet voor je.

Wat er niet gebeurt

Artikelen waarvan de datum is verstreken gaan niet alsnog de deur uit. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar het is precies waar zelf verzenden onder tijdsdruk misgaat. Een vaste controle in het proces haalt die mogelijkheid weg.

Kijk ook naar je inkoop

Structureel afschrijven is zelden een magazijnprobleem. Meestal koop je te veel in van iets wat langzamer loopt dan gedacht. Gebruik je houdbaarheidsrapportage daarom ook als signaal voor je inkoopbeslissingen.

Spreek het vooraf af

Leg bij de start vast welke grenzen je hanteert en hoe je gewaarschuwd wilt worden. Dat is een kort gesprek dat je later veel afgeschreven voorraad scheelt.

Hetzelfde speelt bij andere productgroepen

Houdbaarheid is niet alleen een medisch vraagstuk. Ook bij dierenvoeding en bij cosmetica bepaalt de datum wat je nog kunt verkopen, alleen liggen de termijnen en de risico’s anders. Wat voor alle drie geldt: wie de datums bij binnenkomst vastlegt, ziet een probleem aankomen in plaats van het achteraf af te schrijven.