Que se passe-t-il si le niveau de mes stocks n'est pas correct ?

Un écart d'inventaire correspond à la différence entre les données du système et la quantité réellement présente sur le site. Cet écart fait l'objet d'une vérification avant de tirer des conclusions, car dans la grande majorité des cas, il n'y a pas de perte et l'écart est dû à une erreur comptable.

D'où proviennent généralement les différences ?

• Une livraison qui ne correspondait pas à ce qui avait été annoncé
• Deux variantes sous la même référence
• Un article sans code-barres scannable qui a été traité manuellement
• Un retour qui a été reçu mais qui n'a pas encore été évalué
• Un article qui a été replacé au mauvais endroit

On constate donc que, très souvent, la différence apparaît dès la livraison, et non dans l'entrepôt lui-même.

Comment cela est-il déterminé ?

En cas de différence, on recense l'emplacement et on remonte les mouvements liés à l'article : ce qui a été stocké, ce qui a été prélevé, ce qui a été retourné. Ces étapes sont enregistrées dans Picqer ; il suffit donc de les vérifier plutôt que de les reconstituer.

Si la différence résulte d'une livraison non conforme, le niveau des stocks est corrigé pour refléter la quantité réellement reçue. Vous savez alors immédiatement que vous devez vous adresser à votre fournisseur et non pas chercher dans l'entrepôt.

Ce que vous pouvez faire vous-même

La plupart des problèmes peuvent être évités dès le départ : des références uniques, un code-barres distinct pour chaque variante et une déclaration qui correspond exactement à ce que vous expédiez réellement. Comptez votre stock avant qu'il n'entre dans l'entrepôt, afin de disposer d'un chiffre fiable sur lequel vous pouvez vous appuyer.

Venez jeter un œil régulièrement

Vérifiez de temps en temps l'état de vos stocks dans votre compte, en particulier pour les articles qui se vendent bien ou que vous venez de réapprovisionner. Une différence constatée cette semaine est un simple point d'interrogation. La même différence, trois mois plus tard, nécessite de passer au crible des centaines de commandes.

Compter sans interrompre le fonctionnement

Un inventaire ne signifie pas nécessairement que l'entrepôt doit fermer pendant une journée. Certains emplacements peuvent être inventoriés ponctuellement, par exemple pour les articles ayant déjà présenté un écart ou qui viennent d'être réapprovisionnés. Si vous souhaitez effectuer périodiquement un inventaire plus complet, convenez au préalable de la fréquence et des articles concernés, afin que cela s'intègre dans le planning.

Ce que prévoit le contrat

Les responsabilités en cas de dommage ou de perte sont précisées dans le contrat et les conditions générales. Le stock est assuré ; les conditions de cette assurance font partie des accords que vous concluez. Lisez attentivement ce point avant de signer, et non pas au moment où vous en aurez besoin.