Qu'est-ce que la gestion des commandes et dans quels cas est-il intéressant de l'externaliser ?

Le « fulfillment » est le terme générique qui désigne l'ensemble des opérations qui se déroulent entre le moment où un client passe commande sur votre boutique en ligne et celui où le colis est déposé sur le paillasson. Et cela va plus loin encore : cela inclut également les retours. Il s'agit notamment de réceptionner et de stocker les marchandises, de préparer les commandes, d'emballer les articles, de les étiqueter, de les remettre au transporteur et de traiter les retours.

Si vous externalisez cette tâche, le travail en lui-même ne change pas. Simplement, il n'est plus effectué dans vos locaux et ce n'est plus vous qui vous en chargez.

Ce que vous déléguez et ce que vous gardez

Vous déléguez les tâches manuelles, ainsi que l'organisation du processus logistique : l'emplacement des articles, les modalités de préparation des commandes, le choix des emballages et du transporteur. Vous gardez le contrôle sur votre marque, votre gamme de produits, vos prix, votre marketing et la relation avec vos clients.

Concrètement, votre stock est transféré vers l'entrepôt du partenaire et votre boutique en ligne y est reliée, de sorte que les commandes sont traitées automatiquement. Vous continuez à voir ce qui est en stock et ce qui a été expédié.

Des signes indiquant que l'externalisation est rentable

• La logistique prend systématiquement plus de temps que ce que l'on souhaiterait y consacrer, et ce temps est soustrait aux activités de vente et de marketing.
• Votre espace est presque plein, ou vous êtes sur le point de louer un espace de stockage supplémentaire.
• Il est difficile de faire face aux pics d'activité liés aux jours fériés, aux promotions ou aux campagnes.
• Vous souhaitez vendre vos produits en dehors des Pays-Bas.
• Les concurrents proposent des délais de commande tardifs ou une livraison plus rapide, et vous ne pouvez pas suivre le mouvement.
• Des erreurs se glissent dans la préparation et l'expédition des commandes, tout simplement parce qu'il y a trop de travail.

Dans tous ces cas, le problème sous-jacent est le même : la logistique a évolué au même rythme que la boutique en ligne, mais pas les méthodes de travail.

Quand il vaut mieux le garder pour soi

L'externalisation n'est pas toujours la solution. Pour les très petits volumes, un minimum d'achat fixe n'est pas proportionné à ce que vous expédiez. Chez Cenfil, le montant minimum de facturation est de 350 euros hors TVA toutes les quatre semaines. Si vous expédiez plus que cela, vous payez simplement le montant réel ; si vous expédiez moins, vous payez le minimum. C'est un choix délibéré, car sinon, une boutique en ligne pourrait stocker des marchandises sans en faire quoi que ce soit.

Les produits qui nécessitent un véritable travail artisanal à l'unité peuvent également constituer une raison de privilégier une production locale. Cela peut toutefois souvent être résolu : il est possible, après concertation, de fournir son propre emballage, des boîtes ou des encarts, moyennant un supplément.

Comment ça marche chez Cenfil

Votre stock se trouve à Drunen et est visible en temps réel dans Picqer, le système de gestion d'entrepôt pour lequel vous disposerez d'un compte personnel. De plus, vous disposez d'un tableau de bord Cenfil dédié qui vous permet de suivre le statut de chaque commande auprès de tous les transporteurs et, si nécessaire, de contacter directement un transporteur via Cenfil.

Vous pouvez passer vos commandes jusqu'à 23 h 59. Les commandes passées le week-end sont traitées le dimanche, ce qui permet une livraison le lundi. Les envois sont assurés par PostNL, DHL et bpost.

Les tarifs sont calculés séparément pour chaque commande et chaque ligne de commande, selon un barème adapté au nombre d'envois. Plus le barème est élevé, plus le prix par colis est bas. Les services de préparation et d'emballage ainsi que les matériaux d'emballage standard sont inclus. Il n'y a pas de frais de mise en service ni de frais de stockage tant que vos articles sont munis d'un code-barres correct et scannable.

Ce que vous définissez au préalable

Les délais d'exécution et la capacité sont pour l'essentiel conformes aux normes du secteur, mais peuvent être adaptés sur mesure si nécessaire. La capacité peut être augmentée d'un commun accord. Les modalités exactes convenues seront consignées dans le contrat, afin que les deux parties sachent exactement à quoi s'en tenir. Avant la mise en service, vous pouvez obtenir un compte test et passer une commande test pour vérifier que l'interface fonctionne correctement.